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設備采購風險

發布日期:2013-01-31信息來源:財智菁英管理學院瀏覽次數:90

設備是企業生產的工具,隨著企業生產規模的不斷擴大,設備的采購也就越來越多,企業總是在追求最小的投入帶來最大的產出。但是,采購人員不懂設備,設備人員不懂采購,生產、設備、采購脫節等問題的存在,導致了企業采購的設備問題不斷。

       設備是企業生產的工具,隨著企業生產規模的不斷擴大,設備的采購也就越來越多,企業總是在追求最小的投入帶來最大的產出。但是,采購人員不懂設備,設備人員不懂采購,生產、設備、采購脫節等問題的存在,導致了企業采購的設備問題不斷。新設備買回來用不起來,新設備達不到產能要求或合格率低,設備故障不斷等許多問題接踵而來,看似低價的設備卻帶來昂貴的運行成本,“低成本采購”成為空談!
       企業在采購設備時,首先要考慮是否真正需要。看來簡單的問題,真要做好并不簡單。
       某企業09年6月份的一份采購申請,要求在已經擁有8臺空調6臺除濕機的廠房內再增加2臺除濕機,理由是近期濕度不達標。審查這個需求時發現濕度計沒有檢定,集中所有濕度計在一個位置讀數竟相差6%。進一步檢查發現,已有的設備中有2臺根本就處于損壞狀態,一臺空調排水在室內,于是否決了采購申請,避免了額外的投資。
還有一家企業,某產品使用進口四折機完成四道彎折彎工藝,由于開發了一款新品,使其中兩道彎尺寸發生變化,于是申請增加一臺同樣設備。審查發現通過原模具開槽的辦法也可以滿足新產品需求,于是否決了采購申請,避免了損失。
       類似這樣的問題在實際工作中大量存在,要求我們的申請部門、設備部門認真審查每一個需求,看是否真的沒有其他解決辦法,為企業節約每一份投資。
       其次要考慮設備的檔次定位,不同的背景,不同的用途要有不同的定位。參觀通道是企業的窗口,當然要選用高檔一些的設備,新產品開發使用的專用設備就要低檔,避免新產品下馬造成設備閑置;首次國產化的設備定位也要低檔,避免項目風險。關于自動化水平不是越高越好,而是根據需要,就像現在好多相機、手機的功能根本沒有有效利用一樣,設備盲目追求自動化也會造成浪費。產品的適應范圍也要根據實際確定,一概選擇大范圍適應勢必會造成資金的浪費,比如加工中心的加工精度提高一點可能會帶來價格上的大幅度增長;但預留過小又會造成不能適應生產規模擴大和新產品開發,所以,要請相關企劃部門、研發部門等多部門參與評審。
       需求提出階段還有一個工期問題,往往許多生產部門不到最后不提申請,一旦提出馬上就要求到位,這可能就是一個導致成本上升的隱患。任何項目都有成本、質量、工期三個相互制約的要素,被稱為鐵三角。除非是“政治項目”,比如大型工程典禮日期已定,工期就必須優先,一般情況下工期要給其他兩個要素讓路。下面這則案例足以說明問題:某企業新研發的產品要馬上推出,需要一臺專用設備,招標采購時由于中意的供應商(也是最低價)工期比要求的多15天而被否決。結果,設備到位后卻由于工藝上的原因不能生產,設備閑置了20多天后才開始生產,為此企業白白多花了十幾萬元。所以,工期一定要綜合各方面因素敲定,這也要求各個部門的充分協同和具備大局意識。
       進入采購階段,各個企業對此都重視起來,但往往很多風險不被認識,看似采購很有競爭力,其實浪費早已隱藏其中。
1.招標的風險
       一般企業都在搞貨比三家,需要注意的是盡可能避免某個領域長期使用固定的供應商,而且參與的廠家資質、能力要相當。有的業務經理為了流程“湊”三家,不在一個檔次的東西本來就不能比價格。結果是,要么開標后明顯的低價根本不敢用,但不選他他還會投訴你;要么就是把實力強的廠家拉來作陪襯,時間一久誰還會繼續給你當“托”?所以,供應商網絡更新一定是動態的,適時的,參與的廠家基本要處于同一個水平而且都有能力承擔項目。現在行業發展非常迅猛,有的甚至幾個月都有大的變化,及時掌握這些變化,就會使我們的網絡具有競爭力。
       現在各個企業基本上都有了自己的招標管理流程,也都很注意檢查這些流程的遵守情況,甚至專門成立了內控部門。值得一提的是,監控不能只停留在表面,不要使這些流程成為違規行為的保護傘。
       有這么一則案例:某機加工領域的一位供應商反映我們的一位項目經理吃拿卡要問題,說他人為操作現象嚴重。調查時發現,用戶反映的領域很長一段時間大部分業務都給了甲供應商,查招標過程記錄并未發現違規,都是密封標書,都在紀委監督下打開。進一步調查發現,他恰恰利用了這個程序保護,采取的辦法有兩個,一個是他多找廠家參與,開標后他偷偷篩掉一部分,另一個辦法是給其他廠家錯誤的誤導,如把精度、要求等過分夸大等,在他的誤導下,他希望的結果就產生了。這時,監督流程反而成了他的保護傘。
       所以,對采購的控制不能僅僅采取表面的、流程的、特別是外行的“監控”,關鍵還是要把項目經理們培養成德才兼備才行(首先就要把好選人關)。
2.選設備的風險:
       設備采購要遵循四個原則:
       (1.)母本參照原則:所有的設備一定要有成熟的母本參照,特別要注意進口設備的國產化和新產品、新工藝方面。
       (2.)鎖定輸出原則:不要單純按供應商提供的專業數據簽約,要把使用的最終需求寫進去。
        某廠在采購一臺檢漏設備時,希望節拍在5分鐘以內,但在廠家專業人員的信誓旦旦之下,就僅僅按廠家的技術參數簽了合同(過程指標很細,沒有涉及節拍),結果,節拍到了15分鐘,雙方就此反反復復多次協商不通,設備至今閑置。
       (3.)事前論證原則:采購前要組織相關部門充分論證可能遇到的風險加以規避。第一要注意技術要求的正確轉化,實事求是,不夸大不縮小。要求提的過高會導致采購成本上升,過低不能滿足要求。第二要注意標準化問題,對新采購設備使用的部件品牌、規格要限制,要考慮與公司現有的部件品牌、規格的整合,可能的情況下,盡量減少公司使用備件的種類。一般來說要禁止供應商非標元器件的使用和程序的加密。
       (4.)事后檢驗原則:技術協議要逐條驗收,參加驗收人員實行追溯制。需要注意兩點:一個是隱蔽工程的驗收,一個是極限參數的驗收。如某總裝線規定了節拍要求,但由于人員技能、工藝等原因,設備運行幾個月了,這項指標還是不能檢驗,這種情況下可以以備忘錄的形式留存,其他驗收完成后通過。
除此之外,招標時要注意遵循無傾向性原則(不能簡單的就某廠家的產品參數作為招標要求而限制了其他廠家)和無理解歧義原則,更重要是供應商的選擇原則。
       (1)對于簡單的設備采購可以使用“選低價原則”,就是誰的價格低選誰的,這是很多企業都在用的,這里的價格不僅僅是買設備的一次性投入,要看綜合運行成本(包括能耗、合格率等),要看付款方式、保險、運費、服務、隨機備件、以后的備件供應等許多因素。
       (2)復雜程度高的設備不僅要比較價格,還要比較其方案、配置等技術要素,使用“評高分原則”。如價格占70%,最低價滿分,其他與之相比,每高出10%減10分。技術方案、配置、業績、規模、投標的偏離度等占30%,組織評委對每個廠家進行評價,背對背打分。兩個分數合計,得分最高者中標。
       (3)還有一些項目介于兩者之間,使用“簡易比較原則”價格部分按ABC評價,技術部分也按ABC評價,也可以細分為更多等級按A=2B; A+=2.25B;A-=1.75B;B+=1.25B;B-=0.75B; C=0.5B折算綜合得分,然后,全部評價折合為B,最高者中標。
       供應商選擇是采購的核心環節,選用規則一定要提前設定,決不可事后根據結果倒推。
       總之,設備采購是一項技術性很強,商務技能要求也很高的工作,需要跨部門合作,需要技術人員、商務人員的通力配合和項目經理的一票到底的高度負責!

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